[Gelöst] Outlook-Synchronisation der Kontakte

Ein weiteres Buch der sieben Siegel für mich ist derzeit auch noch das Zusammenspiel mit Outlook. Ist es richtig, dass sich für synchronisierte CRM-Kontakte kein Unterordner erstellen lässt, in den sich die Kontakte ausschließlch hineinschreiben würden?

Durch unbedarftes Ausprobieren haben sich leider bei einigen Usern sehr viele nicht gewollte Kontakte nach Outlook synchronisiert. Ändert man den Besitzer des Kontaktes oder beendet die Nachverfolgung des Kontaktes, bleiben diese Kontakte weiterhin im Adressbuch. Gibt es denn eine Option, eine Einstellungsmöglichkeit, dass nicht mehr gewollte CRM-Kontakte sich wieder aus Outlook entfernen lassen? Oder wie kann ich sonst ohne größere Handarbeit diese Kontakte aus den Adressbüchern entfernen?

Zuletzt geändert von tetra am 3. November 2009 12:00, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo tetra,

die Synchronisation zwischen CRM und Outlook ist eigentlich sehr einfach.
Das CRM gleicht sich nur mit den Kontakten in Outlook ab, die im Root des Kontaktordners liegen. Möchte man also z.B. verhindern, das bestimmte Kontakte zwischen CRM und Outlook abgeglichen werden, muss man diese nur in Oulook in einen anderen Ordner verschieben.

Welche Kontakte aus dem CRM mit Outlook abgeglichen werden, kannst du im Outlook Client unter Lokale Datengruppen einstellen.

Vor der Synchronisation sollten allerdings einige Grundregeln beachtet werden. Bereits in Outlook angelegt Kontakte werden nicht synchronisiert. Ist ein solcher Kontakt auch im CRM vorhanden, wird eine Dublette angelegt. Dies kann man umgehen, in dem man die Kontakte in Outlook manuell den entsprechenden Kontakten im CRM zuordnet.

Es gibt keine Möglichkeit, die doppelten und nicht mehr benötigten Kontakte automatisch aus Outlook zu entfernen. Das wäre auch eine sehr gefährliche Funktion, da ja das CRM nicht wissen kann, welche Kontakte behalten werden sollen und welche nicht. Und Produktivsysteme sind nun mal nicht zum ausprobieren gedacht, dafür gibt es Testsysteme. Sorry, aber den Hinweis konnte ich mir nicht verkneifen

Die Antwort habe ich befürchtet...

Die Synchronisationen waren zu Beginn des CRM Abenteuers passiert. Mittlerweile habe ich eindeutige Regeln in den lokalen Datengruppen gesetzt, eine Lösung mit einem vom User selber zu setzenden Häkchen (ähnlich eines in diesem Forum besprochenen Threads) eingeführt.

Und was Testsystem und Produktivsystem angeht... Aus Zeitgründen wurde damals unser Testsystem zum Produktivsystem umgetauft...

Deshalb... auch wenn ich eine andere Antwort erhofft erhabe, ein [Gelöst] wird eingefügt...

Hallo zusammen,

ich grabe mal kurz diesen älteren Thread aus, weil er genau zu meiner Anfrage passt und dieser mir gerade von Google präsentiert wurde.

Ich habe folgende Fragen.

1.) Ist es richtig, dass wenn ich Kontakte in Outlook anlege im Stamm "Kontakt"-Ordner, dass diese dort angelegten Kontakte nicht ins CRM synchronisiert werden? So sind zumindest meine Tests verlaufen.
2.) Ist es möglich einen anderen Ordner als den "Kontakt" Ordner im Outlook festzulegen mit dem die Kontakte aus dem CRM synchronisiert werden?

Danke für klärende Antworten.

Hallo,

ja, neue Outlook Kontakte werden nicht automatisch mit dem CRM System synchronisiert. Du musst erst auf den Button Nachverfolgen klicken, um einen Outlook-Kontakt mit dem CRM System zu synchronisieren.

Hallo,

vielen Dank für die Information.

Ist es denn möglich einen anderen Ordner als den "Kontakt" Ordner im Outlook festzulegen mit dem die Kontakte aus dem CRM synchronisiert werden?

Hallo,

die automatische Synchronisation geschieht immer mit dem Standard Kontaktordner. Mir ist kein Weg bekannt, wie dies geändert werden kann.